VGA Holdings Careers in Bahrain

Job Description

The Office Assistant will be the first point of contact for the company, providing exceptional customer service and professional administrative support to ensure efficient office operations. This role is crucial for maintaining a positive company image, managing communication flow, and providing essential support in line with company goals and culture.

---

Key Responsibilities

Reception and Communication

• Manage the main reception area, welcoming and directing all visitors (clients, guests, vendors) professionally and courteously.

• Answer, screen, and forward incoming phone calls, taking accurate messages and ensuring timely follow-up.

• Manage incoming and outgoing mail, couriers, and deliveries, coordinating with local logistics services.

• Maintain common areas (reception, meeting rooms) to ensure they are tidy, presentable, and well-stocked.

• Handle general inquiries, providing accurate information and acting as a local cultural representative of the company.

Administrative Support

• Provide high-level administrative support to management or specific departments as required.

• Schedule and coordinate meetings, appointments, and conference calls, including preparing meeting rooms and necessary documentation.

• Manage and maintain office supplies, stationery, and kitchen stock, placing timely orders and liaising with local vendors.

• Organise and file documents, both physical and electronic, ensuring compliance with company and local record-keeping standards.

• Process and track expense reports, invoices, and basic financial documentation for the office.

Local and Cultural Support (Bahrain-Specific)

• Assist the HR department with local employee documentation, including gathering necessary personal data and coordinating with the Labour Market Regulatory Authority (LMRA) procedures.

• Ensure all front-office communications and interactions respect local customs, traditions, and business etiquette.

• Facilitate communications in Arabic (preferred) and English (compulsory) to effectively serve all stakeholders.

ملخص الوظيفة

سيكون مساعد المكتب نقطة الاتصال الأولى للشركة، حيث يقدم خدمة عملاء استثنائية ودعمًا إداريًا احترافيًا لضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة. هذا الدور حيوي للحفاظ على صورة إيجابية للشركة، إدارة تدفق الاتصالات، وتقديم الدعم الأساسي بما يتماشى مع أهداف وثقافة الشركة.

---

المسؤوليات الأساسية

الاستقبال والتواصل

• إدارة منطقة الاستقبال الرئيسية واستقبال جميع الزوار (عملاء، ضيوف، موردين) بطريقة احترافية ومهذبة.

• الرد على المكالمات الواردة، تصفيتها، وإعادة توجيهها مع تسجيل الرسائل بدقة وضمان المتابعة في الوقت المناسب.

• إدارة البريد الوارد والصادر، والطرود والتوصيلات، والتنسيق مع خدمات اللوجستيات المحلية.

• الحفاظ على نظافة وترتيب المناطق المشتركة (الاستقبال، غرف الاجتماعات) وضمان تجهيزها بشكل مناسب.

• التعامل مع الاستفسارات العامة وتقديم المعلومات الدقيقة والتمثيل الثقافي المحلي للشركة.

الدعم الإداري

• تقديم دعم إداري رفيع المستوى لفريق الإدارة أو الأقسام المحددة عند الحاجة.

• جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والمكالمات الجماعية، بما في ذلك تجهيز غرف الاجتماعات والمستندات اللازمة.

• إدارة المخزون المكتبي، القرطاسية، ومستلزمات المطبخ، وتقديم الطلبات في الوقت المناسب والتنسيق مع الموردين المحليين.

• تنظيم وأرشفة المستندات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مع الالتزام بمعايير الشركة والسجلات المحلية.

• معالجة وتتبع تقارير المصروفات والفواتير والوثائق المالية الأساسية للمكتب.

الدعم المحلي والثقافي (خاص بالبحرين)

• مساعدة قسم الموارد البشرية في الوثائق المحلية للموظفين، بما في ذلك جمع البيانات الشخصية الضرورية والتنسيق مع إجراءات هيئة تنظيم سوق العمل (LMRA).

• التأكد من أن جميع اتصالات المكتب الأمامي والتفاعلات تحترم العادات والتقاليد المحلية وآداب العمل.

• تسهيل التواصل باللغة العربية (مفضل) والإنجليزية (إلزامي) لخدمة جميع أصحاب المصلحة بشكل فعال.

Apply Now

Additional Info

• Job Source: VGA Holdings
• Publication Date: November 24, 2025
• Application Link: https://bh.indeed.com/cmp/Vga-Holdings/jobs

---

Location: manama, Bahrain

Job Title: Female Office Assistant

Post Date: 2025-11-24

Valid Until: 2026-03-24

Salary: BHD

Job Type: Full-time

The Office Assistant will be the first point of contact for the company, providing exceptional customer service and professional administrative support to ensure efficient office operations. This role is crucial for maintaining a positive company image, managing communication flow, and providing essential support in line with company goals and culture. Key Responsibilities Reception and Communication Manage the main reception area, welcoming and directing all visitors (clients, guests, vendors) professionally and courteously. Answer, screen, and forward incoming phone calls, taking accurate messages and ensuring timely follow-up. Manage incoming and outgoing mail, couriers, and deliveries, coordinating with local logistics services. Maintain common areas (reception, meeting rooms) to ensure they are tidy, presentable, and well-stocked. Handle general inquiries, providing accurate information and acting as a local cultural representative of the company. Administrative Support Provide high-level administrative support to management or specific departments as required. Schedule and coordinate meetings, appointments, and conference calls, including preparing meeting rooms and necessary documentation. Manage and maintain office supplies, stationery, and kitchen stock, placing timely orders and liaising with local vendors. Organise and file documents, both physical and electronic, ensuring compliance with company and local record-keeping standards. Process and track expense reports, invoices, and basic financial documentation for the office. Local and Cultural Support (Bahrain-Specific) Assist the HR department with local employee documentation, including gathering necessary personal data and coordinating with the Labour Market Regulatory Authority (LMRA) procedures. Ensure all front-office communications and interactions respect local customs, traditions, and business etiquette. Facilitate communications in Arabic (preferred) and English (compulsory) to effectively serve all stakeholders. النص العربي ملخص الوظيفة سيكون مساعد المكتب نقطة الاتصال الأولى للشركة، حيث يقدم خدمة عملاء استثنائية ودعمًا إداريًا احترافيًا لضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة. هذا الدور حيوي للحفاظ على صورة إيجابية للشركة، إدارة تدفق الاتصالات، وتقديم الدعم الأساسي بما يتماشى مع أهداف وثقافة الشركة. المسؤوليات الأساسية الاستقبال والتواصل إدارة منطقة الاستقبال الرئيسية واستقبال جميع الزوار (عملاء، ضيوف، موردين) بطريقة احترافية ومهذبة. الرد على المكالمات الواردة، تصفيتها، وإعادة توجيهها مع تسجيل الرسائل بدقة وضمان المتابعة في الوقت المناسب. إدارة البريد الوارد والصادر، والطرود والتوصيلات، والتنسيق مع خدمات اللوجستيات المحلية. الحفاظ على نظافة وترتيب المناطق المشتركة (الاستقبال، غرف الاجتماعات) وضمان تجهيزها بشكل مناسب. التعامل مع الاستفسارات العامة وتقديم المعلومات الدقيقة والتمثيل الثقافي المحلي للشركة. الدعم الإداري تقديم دعم إداري رفيع المستوى لفريق الإدارة أو الأقسام المحددة عند الحاجة. جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والمكالمات الجماعية، بما في ذلك تجهيز غرف الاجتماعات والمستندات اللازمة. إدارة المخزون المكتبي، القرطاسية، ومستلزمات المطبخ، وتقديم الطلبات في الوقت المناسب والتنسيق مع الموردين المحليين. تنظيم وأرشفة المستندات، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، مع الالتزام بمعايير الشركة والسجلات المحلية. معالجة وتتبع تقارير المصروفات والفواتير والوثائق المالية الأساسية للمكتب. الدعم المحلي والثقافي (خاص بالبحرين) مساعدة قسم الموارد البشرية في الوثائق المحلية للموظفين، بما في ذلك جمع البيانات الشخصية الضرورية والتنسيق مع إجراءات هيئة تنظيم سوق العمل (LMRA). التأكد من أن جميع اتصالات المكتب الأمامي والتفاعلات تحترم العادات والتقاليد المحلية وآداب العمل. تسهيل التواصل باللغة العربية (مفضل) والإنجليزية (إلزامي) لخدمة جميع أصحاب المصلحة بشكل فعال.